Más allá de ser vista como disposición oficial, la Factura
Electrónica también ofrece ahorros importantes a la operación de las
empresas. Además de los relacionados con la reducción de costos de
impresión, envío y almacenamiento, se ha mencionado que este esquema de
comprobación fiscal puede ahorar entre el 40 y 60% de costos en un
negocio.
Por ejemplo, de acuerdo con una encuesta de Gartner Group, firma
especializada en dar a conocer el nivel de adopción y uso de tecnología
de la información (TI) en las empresas, el 70% del tiempo en una oficina
se gasta en procesar papeles y un trabajador administrativo invierte
40% de su tiempo en buscar información en papeles.
En contraste, no usar papel provocó que 30% de los gerentes generaran
nuevos negocios e invirtieran su tiempo en el diseño de nuevas
estrategias. Si comparamos la factura en papel y el formato electrónic,
después de 5 años de almacenaje, una factura de papel en realidad
cuesta $160 vs $30 de una Factura Electrónica.
La Factura Electrónica se traduce no sólo en los ahorros sinoen el
punto de partida para automatizar de manera definitiva los procesos de
una empresa y de este modo contar con información clara y oportuna para
tomar mejores decisiones. Incluso, en el tema de la cobranza ayuda a que
exista flujo de efectivo de manera más rápida ya que, a diferencia de
la factura impresa, permite emitirla cierto día, envíarla por correo
electrónico para que el cliente la tenga en minutos y después de esto
pagarla, asímismo la refacturación por algún error es inmediata.
Hasta ahora las empresas obligadas a usar la Factura Electrónica son
aquellas que perciben ingresos anuales iguales o arriba de los 4
millones de pesos, y el resto de las organizaciones deberán hacerlo de
manera paulatin. No obstante, las diferentes aplicaciones y herramientas
el proceso de pago en esta vía puede ser beneficioso para cualquier
tipo de empresa.
Para adoptar la Factura Electrónica, considera 6 aspectos centrales:
- Evalúa tus operaciones: de acuerdo al sector productivo y la obligación fiscal que pueda tener tu empresa de acuerdo al volumen de facturación.
- Revisa los proveedores autorizados: Existen 47 Proveedores Autorizados de Certificación dados de alta ante Hacienda, asegúrate que se adapte a las necesidades de tu negocio y optimice tus recursos, sin importar el tamaño de tu organización.
- Negocia los niveles de servicio: Acordar todos los términos, de acuerdo a tus operaciones y cumplimientos, deja en claro que esperas del proveedor.
- Validación e implementación: Una vez adquirido el sistema con algún PAC, asegúrate de probar todas las herramientas en el portal del SAT para comprobar si las facturas que expides son válidas.
- Evaluar la recepción de facturas: Así como expides también recibes facturas por lo que no debes olvidar checar todo detalle de las mismas.
- Inclusión de cambios fiscales: Este 30 de junio concluye la prórroga que el SAT otorgó a los contribuyentes para sumar los cambios fiscales aprobados en la Reforma Fiscal de 2011 con impacto en la Factura Electrónica. A partir del 1 de julio de este año, los contribuyentes deben asegurarse que sus facturas electrónicas sean emitidas con las nuevas versiones de CFD (2.2) y CFDI (3.2), además de que incluyan los datos como régimen fiscal del emisor, método de pago, unidad de medida y pago en parcialidades. Revisar que el proveedor desoftware empresarial ya incluya estos cambios, como CONTPAQ i lo hace desde finales del 2011.
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