¿Por qué debemos Contabilizar los XML?

La siguiente acción que debemos hacer como contribuyentes en el tema de recibir Facturas Electrónicas, es contabilizarlas.

Esta acción, se destaca en el Cuarto Párrafo, de la Fracción V, del Artículo 29 del CFF, que dice: “Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artículo 28 de este Código”.

¿Cómo podemos contabilizar los XML?

La Recomendación CONTPAQ i® es utilizar el formato PDF como una copia para respaldar asientos contables donde se realiza la provisión de un pasivo. Mientras que el archivo XML, el cual tomaremos como original para respaldar el pago de una operación (la liquidación de un pasivo).

Cabe anotar que para estos procesos es necesario contar con la tecnología necesaria, como un software empresarial especializado en los procesos contables, adminsitrativos y de Factura Electrónica. Un ejemplo, es el softwate de CONTPAQ i®; marca que incluye aplciaciones para cubrir todo el proceso de recepción, validación, almacenamiento y contabilización de Facturas Electrónicas.

Almacenamiento de Facturas Electrónicas

Almacenamiento de Facturas Electrónicas: todo cabe en un jarrito sabiéndolo acomodar

 
En blogs pasados vimos el tema de las obligaciones de un contribuyente que recibe Facturas Electrónicas por parte de sus proveedores, pero que aún no emite este tipo de facturas. Ya vimos el tema de la verificación, y ahora toca el turno del almacenamiento

¿Por qué debemos almacenar los XML?
De acuerdo con el Tercer Párrafo, Fracción V, del Artículo 29 del CFF, los comprobantes fiscales digitales deberán archivarse y registrarse en los términos que establezca el SAT.

En el caso de los contribuyentes que están bajo el esquema de CFD, anota lo siguiente:   

“… los contribuyentes que emitan y reciban los CFD, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, debiendo, además, cumplir con los requisitos a que se refieren los rubros I.B y I.C del Anexo 20.

    … así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los comprobantes fiscales digitales expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos”.
Fuente: Regla  I.2.23.4.3 1ª. RMF 14/09/2010

De igual manera, recuerda el tema de la verificación con las siguientes palabras:

“El contribuyente que opte por emitir CFD, deberá generarlos validando su forma y sintaxis en un archivo con extensión XML, siendo este el único formato para poder representar y almacenar comprobantes de manera electrónica o digital”.Fuente: Rubros I.B y I.C del Anexo 20

Para quienes estén en el esquema de CFDI, la autoridad fiscal estipulo lo siguiente:

“Para los efectos del artículo 29, fracción V, tercer párrafo, del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”.Fuente: Regla  I.2.23.3.2 1ª. RMF 14/09/2010

CFD y CFDI auténticos.

CFD y CFDI auténticos. Conoce sus elementos para que no te den “gato por liebre”

Para complementar el tema de la validación de los CFD y CFDI, ya que es nuestra responsabilidad como contribuyentes asegurarnos que recibimos Facturas Electrónicas que cumplen todos los requisitos que pide el SAT y de este modo evitar sorpresas y dolores de cabeza posteriores, debemos tener claro cuáles son los elementos del CFD y CFDI.


 

Elementos de un CFD

Revisa los siguientes datos:

1. Nodos: Datos del emisor, receptor, conceptos, impuestos y complementos
2. Cadena Original: Contiene datos del Emisor, Receptor y detalle del CFD (Neto, IVA, total)
3. Proceso de Firmado del Emisor: Se necesita la llave Privada (.KEY), la llave Pública o (.CER) y un password
4. Sello Digital de la FE: Este sello digital lo genera el emisor
5. Addenda: Información comercial propia de la operación de las empresas que no es de interés fiscal

En el caso del CFDI se debe incluir, como un complemento, el timbre digital del SAT. Este es el resultado de la validación del comprobante.

También considera los elementos del timbrado: 

• Folio asignado por el SAT (UUID)
• Fecha y hora de certificación
• Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado
• Sello digital del SAT

En resumen, los elementos de un CFDI son: 

1. Nodos: Datos del emisor, receptor, conceptos, impuestos y complementos
2. Proceso de Firmado del Emisor: Se necesita la llave Privada (.KEY), la llave Pública (.CER) y un password
3. Sello Digital de la Factura Electrónica: Este sello digital lo genera el emisor
4. Addenda: Información comercial propia de la operación de las empresas que no es de interés fiscal
5. Cadena Original del Complemento Timbre: Fecha Timbrado, UUID, No. Certificado SAT
6. Proceso de Firmado del SAT: Llave Privada, llave Pública y password del SAT
7. Segundo Sello Digital: Este sello digital lo genera el SAT

Ahora ya conoces los elementos de un CFD y un CFDI a considerar para realizar su verificación y te cerciores de que recibes Facturas Electrónicas autorizadas.

¿Cuáles son mis obligaciones al recibir FE?

 No emito Facturas Electrónicas, pero si las recibo: ¿cuáles son mis obligaciones?

 Con la entrada en vigor de la Factura Electrónica a partir de este año, es muy importante considerar que si eres un contribuyente que todavía no emite o adopta este esquema de facturación es muy probable que muchos de tus proveedores ya lo estén haciendo, y te envíen facturas en formatos PDF o XML.

Si este es tu caso, sin lugar a dudas, ya eres parte del mundo de la Factura Electrónica. En ese sentido, ¿sabes qué hacer con esas facturas?

Como contribuyente, si ya recibes Facturas Electrónicas tu labor es validarlas (validar su estructura, folios y CSD),  almacenarlas y contabilizarlas.

De acuerdo con la Fracción VII, del Artículo 29, incluído en el Código Fiscal de la Federación (CFF), los contribuyentes ”deberán consultar en la página del SAT si el número de folio que ampara el CFDl fue autorizado al emisor y si el certificado que ampara el sello digital se encuentra registrado y no ha sido cancelado”.

La verificación de la autenticidad de las Facturas Electrónicas deberá realizarse en dos sentidos:

• Armado y estructura: debemos verificar la estructura, el sello y cadena. Debemos asegurarnos que ninguno de estos elementos hayan sido alterados.
• Base de Datos Certificado de Sello Digital (CSD) y folios: debemos verificar el folio, serie, número de aprobación de la Factura Electrónicas, así como el año y vigencia del CSD.

 Como herramientas de ayuda para la verificación de las Facturas Electrónicas, tienes dos opciones:

1. La página del Servicio de Administración Tributaria (SAT)
2. Las aplicaciones de verificación y validación que incluyen algunos software empresariales, como CONTPAQ i®

El SAT tiene disponible en su página un validador de forma y sintaxis de los comprobantes fiscales digitales, o Facturas Electrónicas. Únicamente debe ingresarse al portal del SAT y buscar ese Validador; el cual está disponible para CFD y CFDI.

Incluso, es posible verificar los folios y series, así como la estructura de la cadena original de las Facturas Electrónicas. El SAT publica un manual de uso para realizar de manera sencilla la verificación y validación de esos elementos.

Para validar una Factura Electrónica, necesitas:

1. Tener el archivo XML
2. Contar con el certificado utilizado

Con esta información puedes entrar a la herramienta del SAT (www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/moduloECFD_Plus/acceso.asp) y validar que esté correcta la estructura del XML.

Algo importante al validar un comprobante sin serie y el resultado no es satisfactorio, debemos ingresar nuevamente y en el campo “Serie” hay que anotar la palabra “UNICA”. Esto debido a que existen impresores que registraron sus aprobaciones de esta forma cuando no llevaban serie los comprobantes.

En el caso de la Información de certificados digitales y folios otorgados por el SAT, está disponible en su portal una aplicación para verificar que la factura corresponde al RFC de quien te la expide.

Para la validación de Facturas por medio del SAT  y los tipos de comprobante que pueden imprimir según sus obligaciones, esta disponible la liga https://www.consulta.sat.gob.mx/_mem_bin/FormsLogin.asp?/SICOFI_WEB/ModuloCIEC/MenuConsulta.asp, (Requiere de su Clave de Identificación Electrónica Confidencial -CIEC- o su Firma Electrónica Avanzada).

Otra Liga que ayuda a verificar la aprobación de series y folios es: https://www.consulta.sat.gob.mx/_mem_bin/FormsLogin.asp?/SICOFI_WEB/ModuloFoliosV2/Principal.asp

Para comprender lo anterior, debes tener claro cuáles son los elementos del CFD y CFDI a verificar. Estos elementos los presentaremos en otro Blog, así como las siguientes obligaciones de los contribuyentes que no emiten pero si reciben Facturas Electrónicas. Nos resta saber por qué almacenarlas y contabilizarlas.