Addenda, elemento extra para la Factura Electrónica

En el tema de Factura Electrónica, la palabra Addenda también debe integrarse al lenguaje del mundo digital y, sobre todo, en la adopción y uso de este esquema de comprobación; el cual es definitivo y oficial para los contribuyentes en México.

La Addenda es un conjunto de datos adicionales y no fiscales para las facturas electrónicas, y que varias empresas solicitan con el obejtivo de tener mayor control y simplificación de sus procesos comerciales y/o empresariales. Principalmente, ayudan a identificar de mejor manera a sus clientes y las transacciones comercial que tienen con estos. La información que inclyen siempre es de utilidad para clientes y proveedores.

Es importante tener claro que la Addenda es información que no es solicitada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT); es decir, no tiene efectos fiscales. Mas si es de mucha utilidad para los procesos de inventarios, contables y de embarques, entre otros, sin la intervención de personal para realizarlos.

La Addenda son los datos que ayudan a garantizar que la Factura Electrónica incluye toda la información para realizar una transacción comercial y electrónica. Considera que su información puede ser muy diversa, ya que esta depende de los requerimientos de cada contribuyente.

La Addenda no se agrega a la cadena original del  comprobante fiscal digital que se emita, ya sea CFD o CFDI; simplemente es utilizada por varias empresas como uan sección para solicitar información adicional que les ayuda a identificar los comprobantes fiscales digitales que reciben.

En resumen, las características de una Addenda son:

1. No forman parte de la cadena original de un CFD o CFDI, por lo tanto no va incluida en el sello de estos comprobantes.

2. No es información fiscal; es información relevante para el cliente y/o proveedor con fines comerciales.

3. Puede estar en un formato de texto libre o puede ser definido con una plantilla, dirigida en una dirección en Internet del cliente o proveedor.

4. Es definida por el cliente para recibir información comercial para automatizar el proceso de recepción de facturas electrónicas.

Cabe mencionar que la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico (AMECE-GS1) ha definido un modelo de Addenda que es utilizado por la mayoría de las empresas mexicanas; el cual está basado principalmente en el lenguaje XML.

Inlcuso, la Addenda es uno de los aspectos que las empresas también deben considerar antes de iniciar el uso de la Factura Electrónica, pues dependiendo de su giro y clientes que integren su cartera deberá informarse si es necesario incluir en la emisión de comprobantes fiscales digitales las Addendas de varios de sus clientes.

Si se desea emitir y recibir Factura Electrónica a través de un software empresarial, debe cuidarse que este incluya las Addendas más utilizadas en México o exista la posibilidad de desarrollar esta de manera fácil. En el caso de proveedores como CONTPAQ i® incluye las principales Addendas como Chedraui, FEMSA, Liverpool, Walmart, Comercial Mexicana, Palacio de Hierro, entre otras. En total

De ahí que para el SAT ha sido uno de los campos más difíciles de optimizar y estandarizar debido a los requerimientos muy específicos de los receptores de facturas electrónicas. Por tal motivo, únicamente solicita que sea incorporada una vez que la Factura Electrónica haya sido validada por el SAT o por el

Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) le haya asigando folio y otorgado validez.

Además de cumplir con las específicaciones técnicas de la Resolución Miscelánea Fiscal 2011 y su Anexo 20, relacionadas principalmente con los artículos de utilizar el estándar del comprobante fiscal digital, el cual es un lenguaje XML; y contemplar las reglas para la generación de Factura Electrónica.