martes, 2 de abril de 2013

Factura Electrónica, estrategia para la innovación en las empresas


Desde enero de 2011, los contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos deben utilizar de manera obligatoria la Factura Electrónica como esquema de comprobación fiscal; en tanto, el resto de los contribuyentes tienen la opción de adoptarlo paulatinamente.

De acuerdo con cifras del  Servicio de Administración Tributaria (SAT), actualizadas al cierre de febrero de 2013, arriba de 822 mil contribuyentes ya factura electrónicamente en México, ya sea en el esquema de CFDI o CFD.

El ahorro de cerca de 40% en promedio comparado con el uso de papel (mensajería, personal, consumibles, entre otros aspectos), el aumento de liquidez y la optimización de procesos son algunos de los beneficios para quienes ya usan la Factura Electrónica.

No obstante, el uso de ésta debe ser un elemento para la innovación y toma de decisiones en una empresa. En ese sentido, los usuarios de la Factura Electrónica deben superar la etapa de sólo emisión y recepción de comprobantes digitales.

En México, el uso y adopción de la Factura Electrónica alcanza 95% en las Empresas Grandes; 96% de la Mediana y 95% de la Pequeña. Su adopción, principalmente, ha sido para atender una disposición oficial; es decir, sólo emitir y recibir facturas electrónicas; no tanto como un elemento de innovación y mejora de procesos.

Cómo aprovechar y definir a la Factura Electrónica como un elemento de innovación en las empresas, mediante el manejo del archivo XML de este tipo de comprobantes:

1. Gestión de XML: es importante almacenar y validar los comprobantes recibidos para facilitar la búsqueda e identificación de gastos e ingresos.

2. Contabilización del XML: es importante relacionar los comprobantes recibidos con las pólizas contables para tener un control y clasificación de datos.

3. Relacionar XML con declaraciones fiscales: al momento de pagar las facturas, es importante identificar el XML y esto ayudará a saber la parte deducible de IETU y el IVA que debe acreditarse.

En esas acciones es importante el uso de un software empresarial que, además de motivar la automatización del proceso de facturación en general, también es una herramienta que ayudará a la gestión de los archivos XML, así como a la generación de información que puede facilitar la toma de decisiones.

Desde el 2011 la obligatoriedad del manejo de facturas electrónicas está  incluida en la Reforma Miscelánea Fiscal y los usuarios de Factura Electrónica deben cumplir con:

a) Verificar la autenticidad de las facturas electrónica en cuanto su estructura, el sello, cadena original, así como el folio, serie y número  de aprobación por parte del SAT.

b) Almacenar durante 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

c) Anexar los comprobantes fiscales digitales recibidos a las pólizas contable.

Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

miércoles, 27 de marzo de 2013

Principales errores de la MiPyME: ¿Cómo evitar la muerte?


Las cifras son alarmantes: En México, 95% de las empresas MiPyME mueren durante sus primeros 5 años de vida y 80% de estas empresas desaparece antes de su segundo año. 
¿Cuáles son los principales problemas de este sector empresarial?
1. Desconocimiento de la situación financiera del negocio
2. No hay información para tomar decisiones o es difícil obtenerla
3. Falta de elaboración de planes y ausencia de estrategias
4. Administración empírica y sin ayuda profesional
5. Poco aprovechamiento de la tecnología
6. Poca reacción a la competencia
7. Ausencia de prácticas que ayuden a incrementar la productividad

¿Por qué mueren estas empresas?
¿Cómo ayudar a la MiPyME?
Para ayudarlas a crecer e incrementar su productividad, así como su competitividad, es importante
facilitarles el acceso a indicadores de negocio aprovechando el uso de la tecnología, en específico
de un software empresarial, como CONTPAQ i.

La Comisión Nacional para la Defensa de los Usuarios de las Instituciones Financieras (Condusef) expone cuáles son los problemas más comunes que llevan a los pequeños negocios al fracaso.
- Ausencia de una cultura empresarial. La mayoría no tienen claro cuál es su misión, visión y valores, no se cuestionan ¿por qué existen como organización?, ¿por qué compran los clientes?, ¿cuál es su propósito?, ocasionando que clientes, proveedores y empleados no tengan claro quién eres como empresa y hacia dónde te diriges.
- Falta de análisis estratégico. Muchos negocios inician actividades o abordan el mercado con lo que creen que necesitan y no con lo que requieren en realidad pasando por alto aspectos como su competencia, productos innovadores, escasez de mano de obra calificada o dificultades para hacerse de materias primas.
- Mala administración.Muchas empresas surgen de una corazonada más que de un conocimiento significativo del negocio y sus características, además, también es común que los propietarios se sientan con los conocimientos suficientes en todas las áreas del negocio, y eviten cualquier insinuación de asesoría o apoyo.
- Incompetencia personal.Son muchas las empresas que fracasan debido a la incompetencia del dueño para llevar las riendas de un negocio. Para evitarlo un buen consejo es capacitarte, conocer a fondo tu producto, estar siempre al pendiente de tus clientes y mantenerte alerta a los cambios del mercado.
- Creerse todólogo. Esto resta a la empresa la oportunidad de crecer, es cierto que en un inicio este esquema de trabajo suele ser necesario pero si se mantiene por demasiado tiempo se ocasionan más problemas que ahorros. Lo ideal es contratar el personal necesario para que tú puedas enfocar tus energías a la memoria de tu negocio, detectar las oportunidades y aprovecharlas en su momento.
- Mala previsión financiera. Se tiene que determinar con anticipación los fondos necesarios para poner en marcha a la empresa y la estrategia para obtener el capital. Por ello, hay que definir previamente la estructura financiera de la empresa y hacer una previsión de su rentabilidad a mediano plazo.
- Adquirir deuda sin previsión. Es importante realizar y con disciplina dar seguimiento al presupuesto.
- Centralizar el poder.Se recomienda establecer reglas jurídicas y morales, para descentralizar el poder y buscar la profesionalización de la institución.
- Ausencia de controles.Hay que tener control de gastos, control de ventas, control de inventarios, control de producción, etc.
- Falta de planeación. Con frecuencia las PyMEs van solucionando las cosas según se presentan sin comprender que esta forma de trabajar limita el crecimiento de la empresa. Las actividades de planeación indican qué se desea lograr en la empresa, y cómo se plantea alcanzarlo.
Tú no cometas estos errores y lleva a tu empresa al éxito.

martes, 26 de marzo de 2013

Si ya emites y recibes Facturas Electrónicas, hay 3 pasos a cumplir


En México, de acuerdo con cifras del Servicio de Administración Tributaria (SAT), arriba de 822 mil contribuyentes ya factura electrónicamente. Mas esta adopción y uso del esquema digital, fue motivada en la mayoría de los casos por atender una disposición oficial y no tanto por simplificar y mejorar los procesos empresariales.

La mayoría de los actuales usuarios de la Factura Electrónica, principalmente la MiPyME, sólo están en la etapa de emitir y recibir comprobantes digitales, sin atender su validación y almacenamiento como lo solicita la autoridad.

Recordemos que desde el 2011 este tema fue incluido en la Reforma Miscelánea Fiscal, y en donde se anota que es obligación del contribuyente validar y almacenar los comprobantes fiscales digitales que reciba y emita, ya sea CFD o CFDI.

Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

Si bien el esquema de Factura Electrónica,  es una medida recaudatoria, también es cierto que se trata de un esquema que ayuda a obtener mayor eficiencia en los procesos empresariales. Torres Fragoso añadió que, según las nuevas disposiciones del SAT, los usuarios de Factura Electrónica deben cumplir con:

  1. Verificar la autenticidad de las facturas electrónica en cuanto su estructura, el sello, cadena original, así como el folio, serie y número  de aprobación por parte del SAT.
  2. Almacenar durante 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnologíaen su formato electrónico XML.
  3. Anexar los comprobantes fiscales digitales recibidos a las pólizas contables; es decir, realizar su contabilización.
Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

Según datos del SAT, informó, a la fecha 222 mil 608 contribuyentes emiten Factura Electrónica bajo el esquema de CFD, en tanto 599 mil 764 lo hacen con CFDI. El esquema de CBB, dijo, sigue reuniendo a la mayor masa de contribuyentes con 2 millones 420 mil 191 contribuyentes.


martes, 19 de marzo de 2013

5 pasos para tener lista la Declaración Anual 2013

Marzo 31 es la fecha límite para presentar tu declaración anual, en el caso de Personas Morales.

 El Servicio de Administración Tributaria (SAT) invita a no dejarlo para el último momento, atendiendo los siguientes 5 pasos:



Recuerda que la declaración se presenta a través de Internet mediante el programa electrónico denominado DEM 2013, y el cual está disponible en la página del SAT (www.sat.gob.mx).

Esta declaración se relaciona con los impuestos de ISR e IETU del ejercicio fiscal 2012.

El uso de un software empresarial, como CONTPAQ i CONTABILIDAD, ayuda a simplificar y a presentar oportunamente dicha obligación fiscal.

lunes, 7 de enero de 2013

5 pasos básicos para facturar con CBB

Con el inicio de 2013, aquellos contribuyentes que aún no han elegido uno de los esquema válidos de facturación CFDI o CBB, y que están revisando cuál de estos adoptar; en este blog decidimos publicar una guía de 5 pasos para quienes opten por CBB y hacerlo rápida y fácilmente.

1. Asegúrate de que la empresa realmente está en el esquema de CBB, esto es, que  no ha rebasado cuatro millones de pesos de ingresos anuales, ni en el ejercicio anterior ni en lo que va de este. 

2. Verifica que cuentas con la FIEL y que esté vigente; ocurre que hubo quienes la tramitaron hace algunos años por lo que en este momento puede ser inválida y de cualquier manera hay que tramitar su renovación. Este es el único trámite para el cual hay que ir personalmente al SAT, pues toman fotografía del iris e impresión de huellas digitales del representante legal.

Es muy importante realizar este trámite lo más pronto posible pues el mismo SAT ha declarado que aún faltan dos millones de contribuyentes por presentarse, lo que puede volverse un problema en diciembre.
3. Solicita tus folios en la página del SAT; asegúrate del tipo de folios que requieres y tramítalos vía internet, es lo más práctico y rápido. Una vez que recibas tus códigos de barras, estás casi listo para comenzar a facturar. 

4. Decide en qué esquema facturarás; tienes tres opciones:
- Factura impresa, con un impresor que sea de toda tu confianza
- Factura en Word o Excel
- A través de un software administrativo

El contribuyente debe ver qué puntos hay en cada esquema. Lo más importante es que si lo sigo haciendo en imprenta o en un sistema como Excel puedo perder varias cosas. Por ejemplo, el SAT va moviendo sus requisitos. Si lo sigues haciendo en papel, el riesgo que tienes es que si se implementa una nueva disposición donde tienes que poner un campo adicional, tus blocks ya estarán impresos y necesitarás ajustarlos.

En un software tipo Excel, lo puedo agregar, pero aquí el riesgo es que al ser archivos sueltos se pierdan, se borren, y no tenga esta seguridad que sí tendría en un software administrativo.
5. Lleva un control de tus operaciones: una de las ventajas de este esquema es que será más sencillo llevar un registro de la facturación que estás haciendo, por lo que es conveniente hacerlo.
El ejecutivo explica también que el software CONTPAQ i FACTURA CBB es una buena alternativa para administrar estas facturas, pues se conecta con el software empresarial de la marca y permite llevar un mejor control de la operación de la empresa.

Lo importante también es aprovechaer el respaldo de un fabricante de software empresarial, como CONTPAQ i, ya que cuenta con una versión local y otra móvil para emitir comprobantes impresos con CBB; incluso su versión móvil es gratuita y con la cual pueden iniciar la emisión de facturas con CBB en menos de 5 minutos para plataforma iPhone u otros dispositivos móviles..

Sancionan la entrega de factura en papel de Impresor Autorizado

No olvidemos que este 1 de enero de 2013, concluyó la vigencia de la mayoría de las facturas en papel de Impresor Autorizado.

Por disposición oficial, este comprobante fiscal tuvo como fecha límite de elaboración el 31 de diciembre de 2010 y, por ley, se le dio una vigencia de 2 años.

También a partir del 1 de enero de 2013, los únicos esquemas de facturación vigentes son la Factura Electrónica, ya sea bajo el esquema de CFD o CFDI, y las facturas impreas con Código de Barras Bidimensional (CBB).

Cabe mencionar, que los contribuyentes que optaron por emitir facturas electrónicas a través de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), tuvieron hasta el 31 de diciembre de 2010 para elegir este esquema y a la fecha sigue vigente, y hasto ahora la autoridad fiscal no ha emitido información sobre su posible migración al CFDI; que dicho sea de paso es el esquema al cual deben sumarse los contribuyentes que actualmente decidan adoptar la Factura Electrónica.

Quienes tengan ingresos iguales o mayores a 4 millones de pesos, en el último ejercicio fiscal, están obligados a adoptar la Factura Electrónica, y quienes estén por debajo de este monto de ingresos pueden adopatrla paulatinamente y hoy tienen la opción de emitir comprobantes impresos con CBB.

NO OLVIDEMOS: De acuerdo con los plazos marcados por el SAT todas las facturas tradicionales en papel dejaron de tener validez a partir del 1 de enero de 2013.

Si alguien expide este tipo de comprobantes a partir de 2013, estaría cometiendo la infracción que señala el Artículo 83 fracción VII del Código Fiscal de la Federación (CFF) por la obligación de llevar contabilidad. La cual dice lo siguiente: 

"VII. NO EXPEDIR, NO ENTREGAR O NO ENVIAR LOS COMPROBANTES FISCALES DE SUS ACTIVIDADES, CUANDO LAS DISPOSICIONES FISCALES LO ESTABLEZCAN, O EXPEDIRLOS SIN QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS SEÑALADOS EN ESTE CODIGO, SU REGLAMENTO O EN LAS REGLAS DE CARACTER GENERAL QUE AL EFECTO EMITA EL SERVICIO DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA.
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EL 12 DE DICIEMBRE DE 2011)".

Si algún contribuyente que no hizo el cambio emite una "factura tradicional", podría hacerse acreedor a una sanción de entre 12 mil 70 pesos a 69 mil pesos y en caso de reincidencia podría sufrir la clausura de su establecimiento.

Para los pequeños contribuyentes las multas van de los mil 210 pesos a 4 mil 410 pesos y una clausura preventiva en caso de reincidencia.

Evite sanciones si es un contribuyente que aún no ha hecho el cambio y/o adpción de uno de los esquemas de facturación vigentes: CFDI o CBB.

Fin definitivo a las facturas en papel de Impresor Autorizado: ¿hacia dónde mirar?

Desde el 1 de enero de 2013, la factura en papel de Impresor Autorizado dejaron de tener vigencia.

Recordemos que por ley, este tipo de comprobantes tuvieron como fecha límite de impresión el 31 de diciembre de 2010 y una vigencia de 2 años.

Con el termino de la vigencia de las “facturas tradicionales”, desde del 1 de enero de 2013 inicia una nueva etapa en el esquema de facturación en México, pues los comprobantes de facturación y fiscales válidos a partir de este año son la Factura Electrónica con CFDI (Comprobante  Fiscal Digital por Internet) y la facturación con CBB (Código de Barras Bidimensional).

Cada vez que solicitemos una factura ya no recibiremos únicamente los documentos en papel, como lo veníamos haciendo regularmente. Ahora, recibiremos vía correo electrónico los formatos XML y PDF de la factura, en el caso de quienes ya sean usuarios de la Factura Electrónica. En esta caso, el uso de las memorias USB también será frecuente, pues se convertirán en un medio para entregar las facturas en donde se almacenarán los archivos XML y PDF de este tipo de documentos.

En el caso de los contribuyentes que optaron por el CBB, estarán entregando facturas impresas y en donde se incluya este código. Lo importante en este tipo de facturas es verificar que cumplan con las disposiciones solicitados por el SAT:

1. Leyendas que correspondam al CBB (pago en sola exhibición, vigencia del CBB, etc.)
2. Tamaño y resolución del CBB (2.75 cms por cada lado y una resolución de 200 dpi)

La impresión de las facturas con CBB se hará por diferentes medios:
a)  La impresión de blocks de facturas
b) Impresión a través de un software empresarial, como el de CONTPAQ i (CONTPAQ i FACTURA CBB)

La recomendación es utilizar un software empresarial, ya que además de simplificar y facilitar el proceso de generar las facturas con CBB, ayuda al ahorro de costos costos en la impresión y, sobre todo, el contribuyente tiene el control de sus códigos y folios autorizados por el SAT, evitando un mal uso de estos; además de que en este software empresarial puede llevar el control de cobranza y contabilización.
Para considerar
De acuerdo con los plazos marcados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), todas las facturas tradicionales en papel dejaron de tener validez a partir del 1 de enero de 2013.

Los contribuyentes que emiten facturas debieron realizar la migración al nuevo esquema de facturación electrónica o en su caso, al de comprobantes fiscales impresos con CBB.

Si requiere de alguna factura en algún consumo o servicio, verifica que el establecimiento cuente ya con servicio de facturación electrónica y que los archivos sean enviados correctamente.

Una vez recibidos, debe verificar en el portal del SAT su autenticidad para que esté seguro de que tienen valor fiscal.

De acuerdo con el SAT, los comprobantes fiscales impresos hasta 2010 han dejado de tener vigencia, por lo que si alguien los expide estaría cometiendo la infracción que señala el artículo 83 fracción VII del Código Fiscal de la Federación (CFF) por la obligación de llevar contabilidad.

Si algún contribuyente que no hizo el cambio emite una factura tradicional, podría hacerse acreedor a una sanción de entre 12 mil 70 pesos a 69 mil pesos y en caso de reincidencia podría sufrir la clausura de su establecimiento.

Para los pequeños contribuyentes las multas van de los mil 210 pesos a 4 mil 410 pesos y una clausura preventiva en caso de reincidencia.

Quienes aún tengan dudas acerca del proceso de facturación digital, pueden obtener información en el portal del fisco www.sat.gob.mx en donde hallarán información acerca de los requisitos y los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que brindan el servicio.