martes, 2 de abril de 2013

Factura Electrónica, estrategia para la innovación en las empresas


Desde enero de 2011, los contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos deben utilizar de manera obligatoria la Factura Electrónica como esquema de comprobación fiscal; en tanto, el resto de los contribuyentes tienen la opción de adoptarlo paulatinamente.

De acuerdo con cifras del  Servicio de Administración Tributaria (SAT), actualizadas al cierre de febrero de 2013, arriba de 822 mil contribuyentes ya factura electrónicamente en México, ya sea en el esquema de CFDI o CFD.

El ahorro de cerca de 40% en promedio comparado con el uso de papel (mensajería, personal, consumibles, entre otros aspectos), el aumento de liquidez y la optimización de procesos son algunos de los beneficios para quienes ya usan la Factura Electrónica.

No obstante, el uso de ésta debe ser un elemento para la innovación y toma de decisiones en una empresa. En ese sentido, los usuarios de la Factura Electrónica deben superar la etapa de sólo emisión y recepción de comprobantes digitales.

En México, el uso y adopción de la Factura Electrónica alcanza 95% en las Empresas Grandes; 96% de la Mediana y 95% de la Pequeña. Su adopción, principalmente, ha sido para atender una disposición oficial; es decir, sólo emitir y recibir facturas electrónicas; no tanto como un elemento de innovación y mejora de procesos.

Cómo aprovechar y definir a la Factura Electrónica como un elemento de innovación en las empresas, mediante el manejo del archivo XML de este tipo de comprobantes:

1. Gestión de XML: es importante almacenar y validar los comprobantes recibidos para facilitar la búsqueda e identificación de gastos e ingresos.

2. Contabilización del XML: es importante relacionar los comprobantes recibidos con las pólizas contables para tener un control y clasificación de datos.

3. Relacionar XML con declaraciones fiscales: al momento de pagar las facturas, es importante identificar el XML y esto ayudará a saber la parte deducible de IETU y el IVA que debe acreditarse.

En esas acciones es importante el uso de un software empresarial que, además de motivar la automatización del proceso de facturación en general, también es una herramienta que ayudará a la gestión de los archivos XML, así como a la generación de información que puede facilitar la toma de decisiones.

Desde el 2011 la obligatoriedad del manejo de facturas electrónicas está  incluida en la Reforma Miscelánea Fiscal y los usuarios de Factura Electrónica deben cumplir con:

a) Verificar la autenticidad de las facturas electrónica en cuanto su estructura, el sello, cadena original, así como el folio, serie y número  de aprobación por parte del SAT.

b) Almacenar durante 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

c) Anexar los comprobantes fiscales digitales recibidos a las pólizas contable.

Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

7 comentarios:

  1. Contpaq i Punto de Venta es uno de los softwares con módulo de Facturación electrónica ilimitada y sin costo: http://www.contpaqisoluciones.com

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  2. Creo que es indispensable disponer de un programa de factura electrónica pero no tengo claro que con una versión gratuita vale. Lo mejor es bajarse una demo y si te gusta acabar comprándola.

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  3. La verdad es que cualquier software o Programa de facturacion es fundamental para cualquier tipo de negocio dedicado a la venta de productos de cualquier tipo.

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  5. La mayoría de los software administrativos son muy buenos. Nosotros siempre estamos más enfocado en el servicio al cliente en cuanto a contingencias que a problemas del software en si. En realidad es muy importante la gestión de una empresa apalancado con un buen software administrativo.

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  6. Contar con un software punto de venta a medida de su negocio o tienda es una de las mejores inversiones que se puede realizar. Por qué motivo es tan conveniente conseguir un sistema a medida?. software punto de venta

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