¿Por qué es importante almacenar la Factura Electrónica?

En el Código Fiscal de la Federación (CFF), artículos 28 y 30, se establece la obligación de almacenar los comprobantes fiscales digitales.

¿Qué dicen estos artículos?

Artículo 28: Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales están obligadas a llevar la contabilidad deberán observar las siguientes reglas:

Destacamos el párrafo cuarto de este Artículo:

"En los casos en los que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas, así como la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales".

Artículo 30: Las personas obligadas a llevar la contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del Artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales.

Destacamos el párrafo cuarto de este Artículo::

"Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT)".

Los artículos 28 y 30 del CFF establece la obligatoriedad de almacenar los comprobantes fiscales digitales y la Miscelánea precisa el formato en el cual se deben almacenar los mencionado comprobantes.

En el caso de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2012 establece las siguientes reglas relacionadas con el almacenamiento de los comprobantes fiscales digitales, tanto CFD como CFDI:

Almacenamiento CFDI

Regla I.2.7.1.1 Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

Almacenamiento CFD

Regla I.2.8.3.1.10 Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo CFF, los contribuyentes que emitan y reciban los CFD a que se refiere la Regla I.2.8.3.1.12 deberán almacenarlos en los términos de la regla I.2.7.1.1, debiendo además cumplir con laso requisitos y específicaciones a que se refieren los rubros I.B e I.Cdel Anexo 20.

Los contribuyentes deberán mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, en sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los CFD expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos.

Los CFD emitods en los sistemas electrónicos de sucursales o establecimientos se generán exclusivamente a partir del registro electectrónico contenido en el sistema de facturación o punto de venta, debiendo de mantener almacenados temporalmente losCFD y los registros electrónicos que les dieron origen y transmitirlos dentro del término que señala la regla II.2.6.5, Fracción II, segundo párrafo dejando evidencia de la fecha y hora de transmisión. El almacenamiento temporal se deberá hacer, como mínimo, por un plazo de tres meses.

Fuente: CFF, Artículso 28 y 30; RMF 2012, Reglas I.2.7.1.1, I.2.8.3.1.12, II.2.6.2.5.

En resumen, a través del CFF y la RMF, la autoridad establece claramente la obligación de almacenar los comrpobantes fiscales digitales, tanto CFD y CFDI, en su formato XML.

Cuando se analiza la parte fiscal del almacenamiento fiscal del CFD y CFDI, no podemos tener una visión parcial de si son válidas las representaciones impresas o no es necesario entender que existen diferentes aristas en cuanto a almacenamiento digital se refiere: si es obligatorio el formato XML, si se deben validar, si es suficiente con las representaciones impresoso no.