Evita duplicidad y malos manejos en la contabilidad con la Factura Electrónica

Con la entrada en vigor del uso de la Factura Electrónica a partir de este año, pocos contribuyentes saben que la representación impresa de un comprobante fiscal digital no tiene el mismo alcance.

El 28 de diciembre de 2010, en el Diario Oficial de la Federación, se  publicó  la Tercera Modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal donde se deroga la regla I.2.11.4  y  por tal motivo a partir del ejercicio fiscal 2011, la representación impresa del comprobante fiscal digital no tendrá el mismo alcance.

Asimismo, se dio a conocer que los contribuyentes deben:

1.      Anexar las impresiones de CFD y CFDI a las pólizas contables, no será un proceso suficiente para deducir o acreditar.

2.      El proceso de verificación de un CFD o CFDI se debe realizar en dos partes:

a)     Verificar el folio, la serie, número  y año de aprobación de los folios, así como la vigencia del Certificado del Sello Digital (CSD).

b)     Verificar la estructura, el sello y cadena original.

De acuerdo con estas disposiciones, al recibir un comprobante fiscal digital en las empresas deben atenderse las siguientes acciones:

1. Verificar la validez de los comprobantes (consultar Blog anterior: http://contpaqisoftwarefacilycompleto.blogspot.com/2011/01/cfd-en-el-2011-asegura-la-validez-de.html)
2. Relacionar los comprobantes a las pólizas contables con el objetivo de evitar duplicidad y posibles malos manejos en la contabilidad al ya no existir el concepto de original y copia
3. Almacenar los comprobantes en su formato XML, que es el estándar definido por el SAT.

Quienes ya optaron por la Factura Electrónica (como contadores, administradores, gerentes, dueños y directores de empresas), hasta ahora se han preocupado más por la emisión de CFD y CFDI; y no se han dado cuenta de la problemática en el tema de la recepción.

Esto significa que la Factura Electrónica se debe crear, almacenar y recibir en un formato XML, modificando en las empresas el procedimiento actual de validación, almacenamiento, administración y relación con la contabilidad.

De no atenderse oportunamente esta disposición, puede incrementar considerablemente la carga de trabajo contable, pues tendrán que relacionarse los comprobantes en papel, con CBB, CFD y CFDI en la contabilidad del negocio; obligando a llevar registros contables en papel y formato electrónico. Incluso, pueden existir problemas de duplicidad y malos manejos en la contabilidad.

Una manera de atender y simplificar el trabajo que genera esta disposición es contar con un software que ayude  con la administración y validación de CFD y CFDI. En ese sentido, al momento de evaluar las opciones de software que existen en el mercado es preciso considerar características como:

1. Administración de CFD y CFDI para su búsqueda y visualización
2. Validación de CFD y CFDI
3. Relación de comprobantes fiscales digitales a los documentos contables
4. Adjuntar archivos a pólizas en formatos .DOC, .XLS y PDF, entre otros

En ese sentido, CONTPAQ i® es un alternativa interesante para atender las disposiciones que el mundo digital plantea.