Si ya emites y recibes Facturas Electrónicas, hay 3 pasos a cumplir

En México, de acuerdo con cifras del Servicio de Administración Tributaria (SAT), arriba de 822 mil contribuyentes ya factura electrónicamente. Mas esta adopción y uso del esquema digital, fue motivada en la mayoría de los casos por atender una disposición oficial y no tanto por simplificar y mejorar los procesos empresariales.

La mayoría de los actuales usuarios de la Factura Electrónica, principalmente la MiPyME, sólo están en la etapa de emitir y recibir comprobantes digitales, sin atender su validación y almacenamiento como lo solicita la autoridad.

Recordemos que desde el 2011 este tema fue incluido en la Reforma Miscelánea Fiscal, y en donde se anota que es obligación del contribuyente validar y almacenar los comprobantes fiscales digitales que reciba y emita, ya sea CFD o CFDI.

Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

Si bien el esquema de Factura Electrónica,  es una medida recaudatoria, también es cierto que se trata de un esquema que ayuda a obtener mayor eficiencia en los procesos empresariales. Torres Fragoso añadió que, según las nuevas disposiciones del SAT, los usuarios de Factura Electrónica deben cumplir con:

1. Verificar la autenticidad de las facturas electrónica en cuanto su estructura, el sello, cadena original, así como el folio, serie y número  de aprobación por parte del SAT.
2. Almacenar durante 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
3. Anexar los comprobantes fiscales digitales recibidos a las pólizas contables; es decir, realizar su contabilización.

Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

Según datos del SAT, informó, a la fecha 222 mil 608 contribuyentes emiten Factura Electrónica bajo el esquema de CFD, en tanto 599 mil 764 lo hacen con CFDI. El esquema de CBB, dijo, sigue reuniendo a la mayor masa de contribuyentes con 2 millones 420 mil 191 contribuyentes.

5 pasos para tener lista la Declaración Anual 2013

Marzo 31 es la fecha límite para presentar tu declaración anual, en el caso de Personas Morales.

 El Servicio de Administración Tributaria (SAT) invita a no dejarlo para el último momento, atendiendo los siguientes 5 pasos:

Recuerda que la declaración se presenta a través de Internet mediante el programa electrónico denominado DEM 2013, y el cual está disponible en la página del SAT (www.sat.gob.mx).

Esta declaración se relaciona con los impuestos de ISR e IETU del ejercicio fiscal 2012.

El uso de un software empresarial, como CONTPAQ i CONTABILIDAD, ayuda a simplificar y a presentar oportunamente dicha obligación fiscal.

5 pasos básicos para facturar con CBB

Con el inicio de 2013, aquellos contribuyentes que aún no han elegido uno de los esquema válidos de facturación CFDI o CBB, y que están revisando cuál de estos adoptar; en este blog decidimos publicar una guía de 5 pasos para quienes opten por CBB y hacerlo rápida y fácilmente.

1. Asegúrate de que la empresa realmente está en el esquema de CBB, esto es, que  no ha rebasado cuatro millones de pesos de ingresos anuales, ni en el ejercicio anterior ni en lo que va de este. 

2. Verifica que cuentas con la FIEL y que esté vigente; ocurre que hubo quienes la tramitaron hace algunos años por lo que en este momento puede ser inválida y de cualquier manera hay que tramitar su renovación. Este es el único trámite para el cual hay que ir personalmente al SAT, pues toman fotografía del iris e impresión de huellas digitales del representante legal.

Es muy importante realizar este trámite lo más pronto posible pues el mismo SAT ha declarado que aún faltan dos millones de contribuyentes por presentarse, lo que puede volverse un problema en diciembre.

3. Solicita tus folios en la página del SAT; asegúrate del tipo de folios que requieres y tramítalos vía internet, es lo más práctico y rápido. Una vez que recibas tus códigos de barras, estás casi listo para comenzar a facturar. 

4. Decide en qué esquema facturarás; tienes tres opciones:

- Factura impresa, con un impresor que sea de toda tu confianza

- Factura en Word o Excel

- A través de un software administrativo

El contribuyente debe ver qué puntos hay en cada esquema. Lo más importante es que si lo sigo haciendo en imprenta o en un sistema como Excel puedo perder varias cosas. Por ejemplo, el SAT va moviendo sus requisitos. Si lo sigues haciendo en papel, el riesgo que tienes es que si se implementa una nueva disposición donde tienes que poner un campo adicional, tus blocks ya estarán impresos y necesitarás ajustarlos.

En un software tipo Excel, lo puedo agregar, pero aquí el riesgo es que al ser archivos sueltos se pierdan, se borren, y no tenga esta seguridad que sí tendría en un software administrativo.

5. Lleva un control de tus operaciones: una de las ventajas de este esquema es que será más sencillo llevar un registro de la facturación que estás haciendo, por lo que es conveniente hacerlo.

El ejecutivo explica también que el software CONTPAQ i FACTURA CBB es una buena alternativa para administrar estas facturas, pues se conecta con el software empresarial de la marca y permite llevar un mejor control de la operación de la empresa.

Lo importante también es aprovechaer el respaldo de un fabricante de software empresarial, como CONTPAQ i, ya que cuenta con una versión local y otra móvil para emitir comprobantes impresos con CBB; incluso su versión móvil es gratuita y con la cual pueden iniciar la emisión de facturas con CBB en menos de 5 minutos para plataforma iPhone u otros dispositivos móviles..

Sancionan la entrega de factura en papel de Impresor Autorizado

No olvidemos que este 1 de enero de 2013, concluyó la vigencia de la mayoría de las facturas en papel de Impresor Autorizado.

Por disposición oficial, este comprobante fiscal tuvo como fecha límite de elaboración el 31 de diciembre de 2010 y, por ley, se le dio una vigencia de 2 años.

También a partir del 1 de enero de 2013, los únicos esquemas de facturación vigentes son la Factura Electrónica, ya sea bajo el esquema de CFD o CFDI, y las facturas impreas con Código de Barras Bidimensional (CBB).

Cabe mencionar, que los contribuyentes que optaron por emitir facturas electrónicas a través de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), tuvieron hasta el 31 de diciembre de 2010 para elegir este esquema y a la fecha sigue vigente, y hasto ahora la autoridad fiscal no ha emitido información sobre su posible migración al CFDI; que dicho sea de paso es el esquema al cual deben sumarse los contribuyentes que actualmente decidan adoptar la Factura Electrónica.

Quienes tengan ingresos iguales o mayores a 4 millones de pesos, en el último ejercicio fiscal, están obligados a adoptar la Factura Electrónica, y quienes estén por debajo de este monto de ingresos pueden adopatrla paulatinamente y hoy tienen la opción de emitir comprobantes impresos con CBB.

NO OLVIDEMOS: De acuerdo con los plazos marcados por el SAT todas las facturas tradicionales en papel dejaron de tener validez a partir del 1 de enero de 2013.

Si alguien expide este tipo de comprobantes a partir de 2013, estaría cometiendo la infracción que señala el Artículo 83 fracción VII del Código Fiscal de la Federación (CFF) por la obligación de llevar contabilidad. La cual dice lo siguiente: 

"VII. NO EXPEDIR, NO ENTREGAR O NO ENVIAR LOS COMPROBANTES FISCALES DE SUS ACTIVIDADES, CUANDO LAS DISPOSICIONES FISCALES LO ESTABLEZCAN, O EXPEDIRLOS SIN QUE CUMPLAN LOS REQUISITOS SEÑALADOS EN ESTE CODIGO, SU REGLAMENTO O EN LAS REGLAS DE CARACTER GENERAL QUE AL EFECTO EMITA EL SERVICIO DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA.
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EL 12 DE DICIEMBRE DE 2011)".

Si algún contribuyente que no hizo el cambio emite una "factura tradicional", podría hacerse acreedor a una sanción de entre 12 mil 70 pesos a 69 mil pesos y en caso de reincidencia podría sufrir la clausura de su establecimiento.

Para los pequeños contribuyentes las multas van de los mil 210 pesos a 4 mil 410 pesos y una clausura preventiva en caso de reincidencia.

Evite sanciones si es un contribuyente que aún no ha hecho el cambio y/o adpción de uno de los esquemas de facturación vigentes: CFDI o CBB.

Fin definitivo a las facturas en papel de Impresor Autorizado: ¿hacia dónde mirar?

Desde el 1 de enero de 2013, la factura en papel de Impresor Autorizado dejaron de tener vigencia.

Recordemos que por ley, este tipo de comprobantes tuvieron como fecha límite de impresión el 31 de diciembre de 2010 y una vigencia de 2 años.

Con el termino de la vigencia de las “facturas tradicionales”, desde del 1 de enero de 2013 inicia una nueva etapa en el esquema de facturación en México, pues los comprobantes de facturación y fiscales válidos a partir de este año son la Factura Electrónica con CFDI (Comprobante  Fiscal Digital por Internet) y la facturación con CBB (Código de Barras Bidimensional).

Cada vez que solicitemos una factura ya no recibiremos únicamente los documentos en papel, como lo veníamos haciendo regularmente. Ahora, recibiremos vía correo electrónico los formatos XML y PDF de la factura, en el caso de quienes ya sean usuarios de la Factura Electrónica. En esta caso, el uso de las memorias USB también será frecuente, pues se convertirán en un medio para entregar las facturas en donde se almacenarán los archivos XML y PDF de este tipo de documentos.

En el caso de los contribuyentes que optaron por el CBB, estarán entregando facturas impresas y en donde se incluya este código. Lo importante en este tipo de facturas es verificar que cumplan con las disposiciones solicitados por el SAT:

1. Leyendas que correspondam al CBB (pago en sola exhibición, vigencia del CBB, etc.)

2. Tamaño y resolución del CBB (2.75 cms por cada lado y una resolución de 200 dpi)

La impresión de las facturas con CBB se hará por diferentes medios:

a)  La impresión de blocks de facturas

b) Impresión a través de un software empresarial, como el de CONTPAQ i (CONTPAQ i FACTURA CBB)

La recomendación es utilizar un software empresarial, ya que además de simplificar y facilitar el proceso de generar las facturas con CBB, ayuda al ahorro de costos costos en la impresión y, sobre todo, el contribuyente tiene el control de sus códigos y folios autorizados por el SAT, evitando un mal uso de estos; además de que en este software empresarial puede llevar el control de cobranza y contabilización.

Para considerar

De acuerdo con los plazos marcados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), todas las facturas tradicionales en papel dejaron de tener validez a partir del 1 de enero de 2013.

Los contribuyentes que emiten facturas debieron realizar la migración al nuevo esquema de facturación electrónica o en su caso, al de comprobantes fiscales impresos con CBB.

Si requiere de alguna factura en algún consumo o servicio, verifica que el establecimiento cuente ya con servicio de facturación electrónica y que los archivos sean enviados correctamente.

Una vez recibidos, debe verificar en el portal del SAT su autenticidad para que esté seguro de que tienen valor fiscal.

De acuerdo con el SAT, los comprobantes fiscales impresos hasta 2010 han dejado de tener vigencia, por lo que si alguien los expide estaría cometiendo la infracción que señala el artículo 83 fracción VII del Código Fiscal de la Federación (CFF) por la obligación de llevar contabilidad.

Si algún contribuyente que no hizo el cambio emite una factura tradicional, podría hacerse acreedor a una sanción de entre 12 mil 70 pesos a 69 mil pesos y en caso de reincidencia podría sufrir la clausura de su establecimiento.

Para los pequeños contribuyentes las multas van de los mil 210 pesos a 4 mil 410 pesos y una clausura preventiva en caso de reincidencia.

Quienes aún tengan dudas acerca del proceso de facturación digital, pueden obtener información en el portal del fisco www.sat.gob.mx en donde hallarán información acerca de los requisitos y los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que brindan el servicio.

¿Qué dice la Miscelánea Fiscal para 2013 en el tema de Factura Electrónica?

El pasado viernes, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó la Miscelánea Fiscal para 2013, que incluye entre otros aspectos, las modificaciones en materia de facturación electrónica que entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2013.

Esta información es relevante ya que entre los cambios se específican los argumentos que un contribuyente debe considerar y cumplir relacionados con el nuevo ejercicio fiscal. Con la lectura de esta Miscelánea ayudará a conocer las obligaciones de los contribuyentes, resolver sus dudas y dar atención a las nuevas disposiciones.

Los puntos centrales contenidos en el Capítulo I.2.7 del documento publicado, referente a la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI) o Factura Electrónica dicen lo siguiente:

1. Expedición de CFDI a través del Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT. Emisión de CFDI a través de la herramienta electrónica denominada “Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT”, misma que se encuentra en la página de Internet de Administración Tributaria.

2. Cumplimiento de requisitos en la expedición de comprobantes fiscales. Los contribuyentes no estarán obligados a incluir en los comprobantes fiscales que emitan, la información concerniente a los siguientes requisitos:

• Régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR.
• Identificación del vehículo que les corresponda, tratándose de personas físicas que cumplan sus obligaciones fiscales por conducto del coordinado.
• Número de cuenta predial del inmueble de que se trate.
• Clave vehicular que corresponda a la versión enajenada.
• Forma en que se realizó el pago y últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente.

Los contribuyentes también podrán señalar en los apartados designados para incorporar los requisitos previstos en las fracciones anteriores, la información con la que cuenten al momento de expedir los comprobantes respectivos

3. Concepto de unidad de medida a utilizar en los comprobantes fiscales. Los contribuyentes podrán señalar en los comprobantes fiscales que emitan, la unidad de medida que utilicen de acuerdo a los usos mercantiles.

4. Facilidad para emitir CFDI sin mencionar los datos del pedimento de importación. Los contribuyentes que importen o exporten mercancías por medio de tuberías o cables, así como aquéllos que se ubiquen en los supuestos previstos por la regla 3.7.28. de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior para 2012, quedarán relevados de señalar en los CFDI que expidan, el número y la fecha del documento aduanero a que hace referencia dicha fracción.

5. De las formas alternas de comprobación fiscal.

• Facilidad para expedir CFD en lugar de CFDI. Para los efectos del artículo 29-B, fracción III del CFF, los contribuyentes que durante el ejercicio fiscal de 2010 y anteriores hayan optado por expedir CFD al amparo de lo dispuesto por el artículo 29 del CFF, vigente hasta el 31 de diciembre de 2010 y los hayan emitido efectivamente, podrán continuar generando y emitiendo por medios propios CFD, sin necesidad de remitirlos a un proveedor de certificación de CFDI para la validación de requisitos, asignación de folio e incorporación del sello digital del SAT.
• Facilidad para expedir simultáneamente CFD y CFDI. Los Contribuyentes podrán expedir simultáneamente CFD y CFDI, siempre y cuando cumplan con los requisitos que para cada tipo de comprobantes establezcan las disposiciones fiscales.

Asimismo, es fundamental puntualizar que los contribuyentes con facturación superior a los cuatro millones de pesos y que aún no se han sumado a la Factura Electrónica, a partir del comienzo de 2013, estarán incurriendo en delitos fiscales, de modo que, la recomendación es dar prioridad en la adopción de Factura Electrónica acercándose a los proveedores certificados (o PACs)  por el SAT, para implementar lo antes posible una solución tecnológica y así librarse de conflictos legales.

Tercera Resolución Miscelánea Fiscal: ¿en la Factura Electrónica los datos fiscales son obligatorios o dan marcha atrás?

Modificaciones a la Miscelánea Fiscal para 2012
El pasado lunes 24 de septiembre, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó en su página de Internet el anteproyecto de la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2012. La importancia de esta resolución es que algunos campos antes obligatorios que entraron en vigor a partir del 1 de julio, pasan a ser opcionales y en otros campos se hace más flexible su captura.

Con este blog, les presentamos nuestras interpretaciones.

Concepto de unidad de medida a utilizar en los comprobantes fiscales

“Los contribuyentes podrán señalar en los comprobantes fiscales que emitan, la unidad de medida que utilicen conforme a los usos mercantiles”.
Regla I.2.7.1.5. (Aplica para CFDI, CFD y CBB) 

Interpretación: Esto significa que ahora los contribuyentes pueden usar la unidad de medida que normalmente utilizan conforme a los usos mercantiles de su negocio: pares, rollos, partes, etc.; unidades que antes no eran permitidas.

Cumplimiento de requisitos en la expedición de comprobantes fiscales
“Los contribuyentes no estarán obligados a incorporar en los comprobantes fiscales que emitan, la información relativa a los siguientes requisitos:
-          Régimen Fiscal
-          Número de cuenta predial (comprobantes de arrendamiento)
-          Método en que se realizó el pago y los últimos cuatro dígitos de la cuenta


Los contribuyentes que emitan CFDI o CFD y apliquen esta facilidad señalarán la expresión NA o cualquier otra análoga. También podrán señalar la información con la que cuenten al momento de expedir los comprobantes respectivos. Las facilidades previstas en esta regla serán aplicables a todos los comprobantes fiscales expedidos desde el 1 de enero de 2012.”
Regla I.2.7.1.16. (Aplica para CFDI, CFD y CBB)   

Interpretación: Lo más importante a aclarar en este punto es que para los esquemas de CFD y CFDI, los campos no desaparecen y siguen siendo obligatorios, simplemente se vuelve opcional la captura de información específica con esos campos, sin embargo sí se debe señalar la expresión NA o cualquier otra similar y en su caso, si en el momento de hacer la factura se tiene esta información, se puede agregar. Esto también quiere decir que si se arma un XML sin información en esos nodos o campos, esa factura será inválida, ya que el Anexo 20 o el XSD que se utiliza para armar el comprobante digital no ha cambiado. En el caso de CBB se puede simplemente no agregar esos campos.

Modificaciones en los sistemas: Estos cambios en la miscelánea no afectan en gran medida a las versiones actuales de los sistemas, ya que de acuerdo a la versión actual del Anexo 20 se debe seguir validando que exista información capturada en esos campos.

Importante El hecho de estas modificaciones, no significa que un usuario o contribuyente que aún esté en la versión 2.0 CFD o 3.0 CFDI del Anexo 20 del SAT, no deba actualizar sus sistema de facturación, ya que al emitir con este anexo no estará cumpliendo con los cambios publicados el 12 de diciembre en el CFF y el 30 de diciembre en el Anexo 20 donde se modifican las versiones a la 2.2 CFD y 3.2 CFDI donde se contemplan algunos otros cambios como por ejemplo, la regulación del manejo de parcialidades.

Entrada en vigor de este cambio Al ser ésta Modificación presentada como anteproyecto, debemos esperar por su publicación formal en el Diario Oficial de la Federación para tomarla como válida y en vigor. Estaremos a la espera de esta publicación para hacerlo de tu conocimiento.